Gestão de viagens corporativas: como controlar gastos e não errar na prestação de contas
Quer saber tudo sobre a gestão de viagens corporativas? Então você está no lugar certo. Nesta matéria, você encontra a resposta para as principais dúvidas sobre o tema e evita perder o controle dos gastos feitos nessas viagens.
A gestão de viagens corporativas é uma tarefa importante para qualquer empresa, pois permite que os colaboradores viagem a trabalho sem que isso gere gastos desnecessários ou problemas na prestação de contas.
Para facilitar sua vida, separamos algumas dicas para controlar gastos e evitar erros na hora de prestar contas para o financeiro.
Porque você deve fazer a gestão de viagens corporativas?
A gestão de viagens corporativas é um processo de gerenciamento de despesas realizadas por seus colaboradores em viagens a trabalho.
Entre essas despesas estão passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, e outros serviços relacionados à viagem. O principal motivo para fazer essa gestão é garantir que as viagens dos colaboradores da empresa sejam eficientes e econômicas, enquanto ainda atendem às necessidades da empresa e do viajante.
Como controlar os gastos das viagens corporativas
- Definir políticas claras: ter políticas claras para as viagens corporativas, incluindo quem pode viajar, quais as despesas aceitáveis e como elas devem ser relatadas vão evitar muitos problemas
- Estabelecer um orçamento: definir um orçamento para as viagens corporativas e ajudará a evitar gastos excessivos e garantirá que o dinheiro da empresa seja gasto de maneira responsável.
- Utilizar ferramentas de gerenciamento de viagens: esqueça o caderninho, existem ferramentas disponíveis no mercado como a nacional Kennedy Viagens ou as gringas como Maps.me e FlightAware que permitem gerenciar viagens corporativas desde a reserva de passagens e hotéis até acompanhamento de despesas e relatórios financeiros.
- Treinar os funcionários: capacitar seus colaboradores sobre a política de viagens corporativas e sobre como relatar despesas é importante para garantir que todos os colaboradores entendam as expectativas da empresa e evitem erros na prestação de contas.
Os passos acima parecem simples, mas nem sempre sua equipe vai conseguir fazê-los adequadamente. Por isso, sempre revise suas políticas e capacite seu time de colaboradores a fazer o melhor uso possível dos recursos da empresa.
Como não errar na hora de fazer a prestação de contas da viagem
Além de fazer o acompanhamento adequado, você precisa se atentar para algumas boas práticas na hora de fazer a prestação das contas.
Veja abaixo algumas dicas:
- Utilizar ferramentas de gerenciamento de viagens: ao utilizar essas ferramentas você pode ter um relatório completo das despesas, o que facilita o lançamento das mesmas.
- Registrar as despesas com precisão: seu colaborador precisa registrar todas as despesas relacionadas à viagem, incluindo notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento. Só assim é possível justificar as despesas e possíveis reembolsos.
- Revisar as despesas antes de enviá-las para aprovação: oriente seu colaborador a revisar as despesas antes de fazer o envio para aprovação. Isso pode ajudar a evitar erros e problemas com a área financeira.
- Manter a comunicação com o time financeiro: lembre se colaborador que ele deve sempre estar em contato com o financeiro, especialmente se houver alguma dúvida ou problema.
Fazer a prestação de contas de viagens corporativas é um processo crítico para qualquer empresa, mas pode ser mais simples se você e seu time de colaboradores tiverem um bom diálogo e processos bem estruturados.
Gostou de saber mais sobre a gestão financeira de viagens corporativas e a prestação de contas ao financeiro? Então compartilhe este conteúdo com pessoas que você gostaria que entendesse mais sobre esse assunto.
